Les séminaires sont parmi les évènements les plus courants dans le monde. Souvent avec une formation technique et éducative, les séminaires sont suivis par des personnes qui veulent apprendre de nouvelles choses ou élargir leurs connaissances sur des sujets spécifiques, dans les domaines professionnels, académiques ou éducatifs. Organiser un séminaire, ainsi que tout autre évènement avec un public participant, peut être difficile, en particulier pour ceux qui n’ont aucune expérience pratique. La durée moyenne d’un séminaire est de deux heures à plus de jours : quelle que soit la durée, il est bon que tout soit en place. Pour cette raison, voici quelques conseils pratiques et des suggestions pour ne rien laisser au hasard.

Planifier étape par étape

Vous devez trouver un endroit approprié, préparer les environnements en termes de sécurité et de confort, avoir un ou plusieurs assistants au cours de l’évènement, organiser le matériel pédagogique, le contenu multimédia et bien plus encore. Il est encore possible de compter sur une agence externe pour organiser le séminaire pour vous ou vous pouvez tout faire seul ou en groupe, avec l’aide de conseils pratiques. En tout cas, choisissez un lieu intéressant pour organiser le séminaire à Lyon et négociez ensuite le prix de la location.

Après avoir sélectionné une ou deux propriétés dans la zone d’intérêt, assurez-vous qu’il est facile à atteindre et qu’il y a suffisamment d’espace pour le stationnement. Vous pouvez optez, par exemple pour L’Hermitage de Moly qui dispose d’un parking privé et sécurisé. Ayant ouvert ses portes en 2008, cet ancien domaine viticole offre le cadre idéal pour accueillir vos évènements d’entreprise. Il est niché dans un parc arboré de 2 000 m2 avec piscine qui se révèle idéal pour abriter toutes sortes d’activités de team building. En outre, il dispose d’un espace privatisé qui convient aussi bien pour les séminaires que les réunions ou les soirées d’entreprise. Besoin d’un devis ou de plus d’informations ? Rendez-vous sur les lieux au 99, chemin de Moly, 69230 Saint-Genis-Laval.

Les autres points à prévoir

Une fois que vous avez établi l’emplacement, faites en sorte qu’il répond aux normes de sécurité et peut accueillir le nombre de personnes que vous souhaitez recevoir. Découvrez les principaux points à considérer :

– Date de l’évènement, norme de sécurité, programme ;
– Lumières artificielles et naturelles, climatisation ou chauffage selon la saison, chaises et tables ;
– Matériel didactique, matériel publicitaire de l’évènement, rafraîchissement ;
– Cadeaux promotionnels et gadgets, etc.

Vous pouvez fournir des articles de papeterie tels que des stylos et des cahiers personnalisés avec le logo et le nom de votre entreprise ou de votre évènement, afin que les invités puissent prendre des notes.
Très probablement, vous aurez Word, Excel et tous les fichiers à l’intérieur d’un dossier ou dispersés ici et là dans votre ordinateur. Rappelez-vous que c’est une bonne idée de regrouper tout le matériel contenant les informations utiles pour le séminaire et de l’organiser dans un PDF. Vous pouvez utiliser Adobe Acrobat pour convertir divers fichiers, y compris PowerPoint, pour faciliter la visualisation et le partage pendant le séminaire.

Pensez aussi aux pauses entre intervenants, avec ou sans rafraîchissements, pour permettre l’échange d’idées et la socialisation entre les personnes présentes. Et n’oubliez pas d’ajouter un peu d’humour de temps en temps, utile pour dissoudre la tension après plusieurs heures passées en silence dans une chaise pour écouter activement.

Organiser un séminaire : coûts

Combien coûte la location d’un espace pour un séminaire ? Cela dépend de la ville et du type d’environnement. Par exemple, si nous prévoyons de louer une petite salle de réunion, capable d’accueillir au moins quarante personnes pour un maximum de quelques heures, on peut calculer un coût moyen d’environ 150 € par jour. Il existe également des options moins chères : avec 80 € par jour, vous pouvez louer une chambre pour trente personnes, avec projecteur et tableau blanc inclus.
En revanche, si vous recherchez un lieu exclusif pour des évènements uniques, préparez-vous à payer jusqu’à 1 500 € par jour pour un théâtre entier à votre disposition. Les salles de réunion des hôtels les plus innovants et modernes, où vous pouvez accueillir les clients dans un lieu d’excellence et avec tout le confort, coûtent peu moins cher.

Public cible

Vous organisez un séminaire B2B dans un secteur spécifique ? Si oui, trouver des personnes à inviter est plus facile que des évènements génériques. Parcourez les pages des sites Web liés au secteur et au thème qui seront traités au séminaire, et recherchez sur Facebook et d’autres groupes sociaux le type de personne que vous souhaitez voir au séminaire. À cette fin, définissez un profil de votre invité idéal, en établissant l’âge moyen, la profession et d’autres données psychographiques et démographiques qui vous aideront à reconnaître votre public cible. Rappelez-vous que pour réussir le séminaire, vous devrez bien connaître votre public, sinon ce qui sera intéressant pour vous pourrait ne pas l’être pour eux.